定期对热载体的残炭、酸值、粘度、闪点、熔点等理化指标进行测定和分析，掌握质量变化情况，分析变化原因。当酸值超过0.5mgkoh/g时，粘度变化达15%，闪点变化达20%，残炭（质量分数）达到1.5%，油的导热系数发生变化。新的热载体定期补充，以保持系统中的残余碳稳定。导热油由于加热系统在使用过程中局部过热，容易发生热裂解反应，产生挥发性和低闪点的低聚物，在低聚物熔体之间发生的不溶性聚合物聚合不仅阻碍了油的流动，降低了相同的传热效率，同时时间会导致管道局部过热变形开裂。
当突然停电时，必须采取有效的安全措施，防止导热油和受热面金属过热。主要措施如下：（1）打开所有炉门，迅速清除炉子内的燃料，使大量冷空气进入炉子，迅速降低炉温。同时，迅速关闭出油阀，打开出油阀，将高温油缓慢放入储油罐，让膨胀罐中的冷油缓慢流入锅炉，及时带走热量；（2）备用电源或qi油机驱动的备用油泵应配置为停电时立即启动。
导热油的理化指标应定期进行测量和分析，以便掌握油质的变化，分析变化的原因。有机热载体在使用过程中，各项性能指标值超过一定范围，必须更新或再生，否则不能继续使用。定期补充新的导热油可以使系统中的残油保持稳定补充导热油应选用同一厂家生产的同一牌号，不同有机热载体不得混用。在热态运行的系统中，没有脱水的冷介质不能直接加入。加入锅炉的导热油必须预先煮沸以除去水分。
使用不长时间，导热油就整体变黑、变稠、甚至一停止循环泵，再次开动循环泵都很困难。这种情况在2007-2008年在中国较为常见。那时间，有的导热油生产厂家把价格便宜的植物油渗入基础油中，生产成导热油。这种渗入了植物油的导热油热稳定性和热氧化安定性都非常差，和纯的矿物油生产的导热油无法比较，这种导热油的使用时间在半年左右，如果继续使用，会把炉管烧穿，造成火灾，也会把整个系统全部堵死。