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会议系统的优势
1)节约会议的经费、时间；
据相关资料，各个企业或组织的工作人员每年参加会议的时间约占全部工作时间的30%以上；每年用于公务出差的费用达300亿元，而每次开会或会面中约有80%的时间需花费在路途中。
2)提高开会的效率；
由于召开视频会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会者节省时间，提。由于参加会议的人员就在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地交流。
3)适应某些特殊情况；
对于某些交通状况不好，特别是地处山区、边疆的城市，视频会议将带来很大的方便。在一些紧急场合，如救灾、防汛，战地会议等，可以用视频会议系统及时了解或发布紧急情况和决策，收效则难以用钱来衡量。
4)增加参会人员
视频会议可支持多人多点参加形成会议。同时，视频会议系统具有投影、VGA端口以及数据流功能可以随时增加会议与会者或召开全体会议。总部决策可即时传达到所有员工。
智能会议系统的功能
智能会议的模拟当场沟通交流，既考虑了大家的沟通交流需求，又能合理减轻大家经常公出，赶赴各地参加会议的状况，为日常生活增加一份绿色。
这种都归功于会议系统的升級，智能产品、智能控制系统也正逐渐渗入我们的日常生活、工作上去，渐渐地更改我们的日常生活和工作模式，也给无纸化造就了标准。
会议文档的同歩演试，相对性于传统式的纸版会议出示更强的会议探讨互动其主要表现与无纸化会议系统的方便性。在无纸化会议系统中，会议讲学能够随意转换，授课人对文本文档的实际操作。
会议系统的分类
多媒体会议中的信息流是实时音频、视频和其他多媒体数据。同时，作为协同工作的支撑工具，多媒体会议系统支持用户应用程序共享，提供描绘讨论的电子白板和文字交谈程序。多媒体的概念不仅表现在信息流的形式上，也表现在集成化的共享空问、多用户交互性以及对多媒体信息的一致性控制。
虚拟会议系统是会议系统的形式。与常规会议系统采用的视频窗口形式不同，虚拟会议中的与会者统一出现在虚拟会场中。多点控制设备( MCU )混合接收到的音频和视频码流，在编码状态下生成虚拟会议室，并把混合后的会议流传送给每个与会者，各用户的视频流是在其相应终端处由视频和音频数据经计算产生的。
